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每个软件开发专业人员（尤其是项目经理）都必须处理源源不断的电子邮件。在 MS Outlook 中组织它们的最佳方式是什么？

显然，一些花哨的问题跟踪工具提供了更大的灵活性，但我对可以在大多数组织中部署的普通方法感兴趣。

PS 查找电子邮件通常是需要解决的最少的问题。现在搜索还不错。

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17 回答 17

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在我的主收件箱中，我有 3 个子文件夹：Do、Done、Defer 和 3 个宏，用于将所选文件夹移动到相关文件夹中。（alt-1 将选定的邮件移动到完成，然后选择下一封邮件）。每天我都会快速地将收件箱过滤到三个文件夹中。我可以在 20 分钟左右的时间内处理数百封邮件。

做，我希望今天处理的事情。完成了，我不关心/已经阅读和理解的东西，我不希望今天再参考这些。推迟，我会做一些事情，但不是今天。

在处理结束时，我希望我的收件箱是空的。

在一天结束时，Do 中的所有邮件项目都移至 Defer（我不想让事情在一夜之间完成）。

在一天开始时，Defer 中的所有项目都使用上述规则进行过滤，我不想在 Defer 中放置超过一两天的时间。如果东西停留时间太长，我会将其添加到我的日记中以便稍后处理.

一天结束时，完成中的所有邮件都将根据月/年复制到存档文件夹中。Done 只是一个存放东西的停车位。

我使用一个工具来索引我的档案，我实际上使用 X1，但谷歌桌面是一个很好的选择。

我过滤掉了我想在展望笔记中引用的任何重要事实。

我过滤掉任何我想重新聚焦到全焦点 ( http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/ ) 的任务，这是我找到的最好的 GTD。

我从不将我的收件箱用作待办事项列表或记录我以后想回忆的微妙事实的机制。我知道很多人都这样做，但恕我直言，这只是一种糟糕的方式。

（交叉张贴到 LJ）。

编辑。

哦，根据上面的帖子，我还通过邮件发送到的邮件列表过滤任何未直接发送给我的邮件。我对每个邮件列表给予不同程度的关注。对于每个邮件列表，我确实遵循上述机制，但有些我看了一眼，有些我会详细处理。

重新编辑

在评论中，我被要求提供我上面提到的宏的来源。我不建议这被视为良好 VBA 的一个例子，我很确定它来自互联网并适用于我的目的。它已经可靠地工作了很多年。

Sub MoveToDone()
    On Error Resume Next

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done")

    'Assume this is a mail folder

    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        'Require that this procedure be called only when a message is selected
        MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED"
        Exit Sub
    End If

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
            If objItem.Class = olMail Then
                objItem.Move objFolder
            End If
        End If
    Next


    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing

End Sub
于 2008-10-12T20:14:15.363 回答
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根据您收到的邮件数量，我有两种可以一起使用的策略：

1)正如上面大多数人所建议的那样，将收件箱用作待办事项列表，并保持干净。有 1 个存档邮件文件夹，并使用所有搜索工具进行搜索！

2)如果您收到大量邮件，请使用过滤器将仅抄送您的邮件移动到另一个文件夹。然后每天只检查该文件夹 N 次（我使用 N=3，早上，午餐和回家时间）

您会惊讶于它为您节省了多少时间，尤其是当您发现自己喜欢阅读收件箱中的邮件以保持收件箱清洁时。

这可以阻止非紧急邮件扰乱您的流程，并且速度更快，因为您现在可以阅读 TO 列表中的人员的整个转换线程。

高温高压

于 2008-10-12T20:00:40.900 回答
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任何自动生成的电子邮件都会自动过滤到其自己的文件夹中。每个项目的单独文件夹，人力资源和一般公司垃圾的更多文件夹。基本上收件箱应该只包含需要响应的东西，一旦响应消息移动到文件夹中。

于 2008-10-08T10:00:11.670 回答
2

我将任何需要我注意的东西都保存在我的收件箱中，并将完成的所有内容移到我的保存文件夹中。

我从星期一开始使用类别，我认为它们是更多人需要注意的事情。

我有一些规则可以从主题中检测项目名称并自动分配到正确的类别，并将我的收件箱设置为按类别分组。

最后，我使用 Google 桌面进行搜索——虽然不喜欢我将邮件移动到我的已保存文件夹，但更快更容易。

于 2008-10-08T11:53:05.017 回答
1

安装LookOut，将所有内容留在收件箱中，然后搜索内容。

好吧，也许做一些组织，但是 LookOut 非常好，搜索越好，你需要做的手动组织就越少，这是一件好事，IMO。

于 2008-10-08T10:10:47.173 回答
1

我用文件夹！！！我们通常会得到具有唯一编号的任务！所以文件夹以任务编号命名！！

已完成任务的文件夹移动到存档！简单而强大！我发现它很有用，并且在过去 3 年多的时间里一直在关注它

于 2008-10-08T10:35:59.837 回答
1

我只有两个文件夹：我的收件箱和一个名为“存档”的子文件夹。我的收件箱是我的待办事项列表。如果任何消息需要进一步关注，或者有一些需要完成的操作，或者我正在等待某事的答复，它会保留在收件箱中。如果处理完毕，我会将其移至存档。

因此，如果它在收件箱中，它会提醒我每次检查电子邮件时仍需要做的事情。

使用 Vista 的 Outlook 中的搜索索引使搜索电子邮件与使用 Google Mail 一样有趣，因此您可以应用与他们相同的策略。为什么要删除电子邮件？

此外，我关闭了自动归档功能，并将所有电子邮件保存在本地。

于 2008-10-08T10:47:19.297 回答
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我使用与这篇 GTD 文章相同的原则 -链接文本

本质上，我保持收件箱清晰，并将所有内容移动到文章中提到的文件夹中。如今，搜索已经足够好，您不需要无穷无尽的子文件夹。

于 2008-10-08T11:01:19.893 回答
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似乎每个人都建议使用文件夹；我建议分类。

我有 1 个有效的 pst 和每个归档年 1 个 pst，每封邮件都分配一个或多个类别。将文件夹视图调整为按类别分组。

主要优点是您可以将多个类别分配给单个邮件。

仍然需要注意的所有内容都在收件箱中，没有类别。

哦，是的，还有规则！如前所述，自动电子邮件的规则以及已知发件人的规则，将收到的邮件归档到一个特殊的收件箱文件夹中。

于 2008-10-08T11:23:16.887 回答
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文件夹！很好很简单。

多年来，我发现这些对于帮助根据客户或项目组织单独的电子邮件非常宝贵。即使涉及多方，我最多也只需查看 2 个文件夹即可找到我想要的内容。

编辑：与 tloach 所说的类似，我基本上将收件箱用作我仍需要查看的待办事项列表。

于 2008-10-08T10:00:23.027 回答
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每个项目 1 个文件夹。
1 个个人邮件文件夹。
1 个文件夹用于支持。

大多数其他事情的收件箱。

我通常会设置规则以自动将邮件直接发送到正确的文件夹中。

于 2008-10-08T10:00:48.580 回答
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文件和文件夹、自动筛选和小型收件箱（即收件箱零）都是很好的做法，但最终都是为了能够在需要时找到电子邮件，而对于 Outlook，目前只有一个答案。

安装Xobni。

于 2008-10-08T10:17:51.057 回答
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我使用Windows 桌面搜索。

我有一个巨大的离线 PST，我可以在其中移动所有内容，并且可以通过搜索轻松找到任何内容。

于 2008-10-08T10:25:54.100 回答
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  • 使用文件夹 - 每个主题前一个。项目 X、营销、个人、TODO 等。
  • 我也使用 Xobni 快速查找来自特定发件人的电子邮件。
  • 两个“特殊”文件夹：“收件箱”用于发送给我的电子邮件，“收件箱-抄送”用于我抄送的电子邮件。新电子邮件到达其中一个文件夹，然后我决定将它们存储在哪里。
于 2008-10-08T10:42:37.467 回答
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Merlin Mann 作为收件箱零花了很多时间来探索这个。谷歌有一个很棒的视频演示，非常值得一看。

于 2008-10-14T15:12:59.887 回答
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我是一个极端的分拣员，并且在重新组织我老板的电子邮件模式方面度过了一段有趣的时光——她每天收到 500 封电子邮件。垃圾邮件之后。并要求她的所有电子邮件都保留在 Outlook 中（这意味着将电子邮件从 2001 年转移到存档文件中已经过时）。这仍然是一个有机的过程，但最有效、最容易被她采用的是：

1）使用文件夹来分隔功能区域。例如：包含合同（每个有效合同都有一个子文件夹）、业务发展（提案/潜在客户）和个人发展（教育和会议材料、收据等）的公司或工作文件夹。公司文件夹之外是非工作相关电子邮件的个人文件夹。

我唯一的经验法则是拥抱文件夹的使用，但不要对子文件夹发疯。将 M&Ms 与 Snickers 和 Dairy Milks 分开是一回事，将 M&Ms 的颜色分开是另一回事。

2）类别很烂。它们不是标签或标签。他们有缺陷。也就是说，除了 Outlook 2003 中的标志之外，几乎没有其他方法可以帮助您突出显示/着色电子邮件。我设置了一个规则来对公司内其他员工发送的任何电子邮件进行分类，因此它们不会被忽视。

一旦完成：规则，规则，规则。我没有找到限制。我首先有各种高度精炼的垃圾邮件过滤器，然后是新闻过滤器，它将所有列表和新闻通讯以及 RFP 公告移动到新闻文件夹并将它们标记为已读（未读消息表示优先级并需要注意；新闻是可选的 - 它是拖延，不工作）。然后，每个合同都有一条规则，将客户域中的任何电子邮件过滤到相应的合同文件夹。

当然，我会说阅读收件箱零（特别是这个）和电子邮件禅宗，并在继续之前了解对你最重要的好处。

于 2008-10-24T16:25:00.270 回答
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我只是将它全部保存在我的收件箱中并让它自动存档。这样我就可以对收件箱进行排序和搜索以查找任何内容。Google 桌面搜索也有帮助。

我知道有些人会小心翼翼地将他们的电子邮件重新分配到一个巨大的文件夹层次结构中。他们永远找不到超过 2 天的东西！“也许我把它放在 Project X 下；不，也许放在 Oracle 问题下；不，……”

于 2008-10-24T16:32:39.410 回答